Buchführung | Buchhaltung einrichten und führen leicht gemacht ...

(Stand 01.08.2015 mit Vorabhinweis vom 24.10.2024)

Vorabhinweis: Bei der Anleitung auf dieser Seite handelt es sich um die Aufbereitung mit Papierbelegen. Die Papierbuchhaltung ist im "Zeitalter" der digitalen Buchführung nicht mehr zeitgemäß. Die Anleitung selbst kann aber teilweise zum Verständnis des Aufbaus der digitalen Buchhaltung als Ergänzung noch nützlich sein.

Buchführung | Buchhaltung einrichten, aber wie?

Viele Unternehmer/ innen wissen nicht, wie man die eigene Buchhaltung einrichtet und für den Steuerberater vorbereitet. Wenn man sich jedoch an bestimmte Regeln hält, ist alles im Grunde recht einfach:

Wichtig ist eine vollständige und geordnete Belegablage.

Erfahrungen haben gezeigt, dass dadurch eine Prüfung durch Ihr Finanzamt um einiges besser ablaufen kann und der Prüfer weniger oder bestenfalls eventuell sogar gar keine Beanstandungen hat.

Sie können also dabei ggf. also Geld sparen, wenn Sie mir als Steuerberater die Buchhaltungsunterlagen gut sortiert und vollständig übergeben.

Muss der Steuerberater hingegen zuerst noch die erhaltenen Unterlagen sortieren und/ oder weitere Belege anfordern, kann dies durch erhöhten Buchaltungsaufwand aber auch bei "Lücken in Ihren Unterlagen" insbesondere bei Betriebsprüfungen für Sie um einiges teurer werden.

Ich habe daher für Sie einige Tipps aufbereitet, wie Sie Geld sparen können und mit weniger Bedenken der Prüfung des Finanzamts entgegensehen können. Weiterführende Unterstützung und Detailinformationen erhalten Sie selbstverständlich in einem persönlichen Gespräch noch einmal persönlich von mir.

BEI BILANZIERUNG mit Papierbelegen

Legen Sie einen (Papier-) Ordner mit Registern/ Unterteilungen an.

Die Register/ Unterteilungen sollten dabei zudem monatsweise getrennt werden und mit folgenden Begriffen gegliedert sein:

• Sonstiges
• Kasse
• Bank
• Kreditkartenabrechnungen
• Ausgangsrechnungen
• Eingangsrechnungen

Für

• Buchhaltungsauswertungen/ Umsatzsteuervoranmeldungen
• Verträge und wichtige Dokumente

sollten Sie jeweils weitere separate Register/ jeweils einen weiteren separaten Ordner einrichten.

Wichtig ist auch, dass Sie gleich nach Abschluss eines Vertrages Ihrem Steuerberater eine Vertragskopie weitergeben, dass er die benötigten Informationen hat und es dadurch zu keinen Rückfragen und Mehraufwand kommt.

Zu den einzelnen Ordnern ist Verschiedenes zu beachten.

Es gibt bewährte Vorgehensweisen, wofür ich Ihnen gerne hiermit eine erste  Anleitung geben möchte. Die Anleitung kann an dieser Stelle  nur einen allgemeinen Überblick geben. Weitere Details erhalten Sie über die weiteren Informationen auf meiner Internetseite und in persönlichen Beratungsgesprächen zur individuellen Abstimmung auf die Besonderheiten Ihres Buchhaltungsaufbaus:

• Sonstiges: Unter dem Register Sonstiges legen Sie bitte Informationen und sonstige Buchhaltungsunterlagen ab, die an den Steuerberater mitgeteilt werden sollen/ müssen und den nachfolgenden Registern nicht zuzuordnen sind, wie z. B. Umbuchungshinweise, Reisekostenabrechnungen, Vertragskopien für den Steuerberater usw.

• Kasse (nur sofern Bareinnahmen und Barausgaben vorhanden sind): Unter diesem Register legen Sie sämtliche Rechnungen und Quittungen der Bareinnahmen und Barausgaben ab und führen eine tägliche Kassenaufzeichnung.  Die Sortierung erfolgt immer chronologisch nach dem Belegdatum. Die Kasse darf niemals ins Minus geraten, sonst ist Ihre Kasse nicht ordnungsgemäß geführt. Denn wenn kein Geld da ist, kann auch nichts gekauft oder ausgegeben werden. Die Kassenführung unterliegt strengen Anforderungen und wird noch einmal gesondert besprochen.
  

• Bank: Unter diesem Register ordnen Sie zeitnah die Kontoauszüge ein. Die Sortierung erfolgt nach Datum auf- oder absteigend. Bitte beachten Sie: Es sollten keine Auszüge fehlen. Hinter die Auszüge legen Sie bitte immer eine Kopie der zur jeweiligen Zahlung gehörenden Ein- oder Ausgangsrechnung. Bei privaten Ein- oder Auszahlungen vermerken Sie dies bitte direkt auf dem Bankauszug an entsprechender Stelle.
  

• Kreditkartenabrechnung (nur sofern vorhanden): Unter diesem Register legen Sie zeitnah die Eingangsbelege/ -rechnungen ab, die mit Kreditkarte bezahlt worden sind. Es empfiehlt sich, die Kreditkartenabrechnung hier mit abzulegen. Eine Kopie der Kreditkartenabrechnung legen Sie zur Abbuchung in der Bank.
  

• Ausgangsrechnungen: Unter diesem Register fügen Sie zeitnah sämtliche Rechnungen ein, die Sie Ihren Kunden übermittelt haben. Bitte beachten Sie: Auch hier sollte die Sortierung nach dem Datum erfolgen. Wichtig: Die Rechnungsnummer darf nur einmal vergeben werden und muss fortlaufend sein.

• Eingangsrechnungen: Unter diesem Register legen Sie zeitnah sämtliche Rechnungen ab, die Sie von Ihren Lieferanten oder Dienstleistern erhalten. Sollten Sie von einem Lieferanten/ Dienstleister keine Rechnung erhalten haben, bitte unbedingt anfordern. Onlinerechnungen und Rechnungen, die Sie z. B. per Paypal o. ä. bezahlt, sowie Rechnungen, die Sie mit der EC-Karte bezahlt haben sollten, dürfen Sie ebenfalls nicht vergessen. Unsere Erfahrungen haben gezeigt, dass solche Rechnungen oft übersehen werden. Beachten Sie hierbei auch die Sortierung nach dem Datum. Sollten Sie von einem Lieferanten/ Dienstleister keine Rechnung erhalten haben, bitte unbedingt anfordern. Wichtig: Der bezahlte Betrag kann ohne Rechnung nicht als Betriebsausgabe verbucht werden.

• Buchhaltungsauswertungen/ Umsatzsteuervoranmeldungen (kann auch ein digitaler Ordner sein): In diesen Ordner/ unter diesem Register fügen Sie die betriebswirtschaftlichen Auswertungen, Summen- und Saldenlisten und die Umsatzsteuervoranmeldungen (Auswertungen vom Steuerberater) ein. Auf den Auswertungen können Sie erkennen, ob Sie einen Gewinn oder einen Verlust gemacht haben und wie hoch die Einnahmen und Ausgaben waren. Die Umsatzsteuervoranmeldung weist aus, wie viel Geld Sie monatlich/vierteljährlich an das Finanzamt bezahlen müssen.

• Verträge und wichtige Dokumente (kann auch ein digitaler Ordner sein, wobei dann die Originale zusätzlich aufzubewahren sind): In diesem Ordner/ unter diesem Register legen Sie Verträge (z. B. Darlehens- oder Mietvertrag) oder andere wichtige Dokumente ab, die für die Buchhaltung, den Jahresabschluss und die Steuererklärung wichtig sind. Wenn Sie Ordnung halten, bleiben Ihnen große Suchaktionen erspart. Oftmals benötigen Sie solche Dokumente nämlich kurzfristig.

Hinweis für die Übersendung an den Steuerberater:

Zur turnusmäßigen Bearbeitung Ihrer Buchhaltung übersenden Sie mir jeweils die den zu bearbeitenden Buchhaltungsmonat betreffenden Belege  - sortiert nach den o. g. Registern Sonstiges, Kasse, Bank, Kreditkartenabrechnungen, Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen - auf einem (oder mehreren) Heftstreifen (keine Ordner) in einem (oder ggf. mehreren DIN A4 -Umschlägen) per Post bitte bis spätestens bis zum 15.ten des Folgemonats zu.

(Hinweis: Für Fragen zur Aufbereitung einer digitalen Buchhaltung vereinbaren Sie bitte einen gesonderten Beratungstermin.)

Weitere Möglichkeit: 

"EINNAHME - ÜBERSCHUSS - RECHNUNG"

Sollten Sie von Ihrem Finanamt lediglich zu einer Buchhaltung mit einem kleineren Umfang verpflichtet worden sein und den Gewinn daher mit der Einnahme-Überschuss-Rechnung ermitteln, gibt es auch noch eine weitere und einfachere Möglichkeit, die Ablage der Belege zu gestalten.

Die Register Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Bank und Kreditkarten-Abrechnungen werden zusammen abgelegt und fließen alle in das Register Bank: Die Ausgangs- und Eingangsrechnungen sollten Sie zu (= hinter) den entsprechenden Kontoauszügen hinzufügen. Bei der Kreditkartenabrechnung gehen Sie mit den Belegen entsprechend vor. (Diese legen Sie mit den Belegen zur Abbuchung in der Bank.)

Nur die Register Sonstiges und Kasse (sofern vorhanden) werden hierbei gesondert geführt.

Auch hier senden Sie mir bitte zur turnusmäßigen Bearbeitung Ihrer Buchhaltung jeweils die den zu bearbeitenden Buchhaltungsmonat betreffenden Belege - sortiert nach den o. g. Registern - auf einem (oder mehreren) Heftstreifen in einem (oder ggf. mehreren DIN A4 -Umschlägen) per Post bitte bis spätestens bis zum 15.ten des Folgemonats zu.

Fazit

Sollten Sie nach dieser Anleitung vorgehen und immer darauf achten, dass die Unterlagen vollständig sind und keine Rechnungen fehlen, können Sie sich unnötigen Zeitaufwand und Unannehmlichkeiten ersparen.

Sie werden spätestens bei den Rechnungen des Steuerberaters feststellen, dass sich Ihre ordnungsgemäße Buchhaltung bezahlt gemacht hat.

Auch Prüfungen des Finanzamtes können so deutlich reibungsloser und entspannter verlaufen.

Prinzipiell wird sich diese Vorgehensweise somit aller Voraussicht nach stets positiv auf die finanzielle Situation Ihres Unternehmens auswirken.

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(Die Informationen verschaffen Ihnen einen Überblick über die darin

dargestellten Themenbereiche, wobei dies kein Ersatz für eine individuelle Beratung ist. Alle Informationen wurden nach bestem Wissen erstellt, erfolgen jedoch ohne Gewähr - insbesondere ohne Haftung für den individuellen Steuerfall.

Sollten sich aufgrund der aufgeführten Themen Fragen ergeben, stehe ich Ihnen für eine Beantwortung oder eine weitergehende Beratung selbstverständlich gern zur Verfügung, damit wir gemeinsam klären können, wo und wie Sie betroffen sind.)