Gelangensbestätigung

Nach langwierigen Prozeduren der Finanzverwaltung wird die Neuregelung zur Gelangensbestätigung nun wirklich umgesetzt, wenn auch in etwas abgeschwächter Form. Der Gesetzgeber will innergemeinschaftliche Lieferungen ab 01.10.2013 (bzw. 01.01.2014) demnach nur noch dann umsatzsteuerfrei behandelt wissen, wenn eine Bestätigung des Käufers vorliegt, er habe die Waren im EU-Ausland erhalten (§ 17a Abs. 2 UStG). Zwar gibt es einige gesetzliche Ausnahmen von dieser Grundregel, dennoch müssen viele exportierende Unternehmen ihre Prozesse umstellen, um den neuen Anforderungen entsprechend gerecht zu werden.

Das Umsatzsteuergesetz geht (vereinfacht) unter zwei Voraussetzungen von der Steuerfreiheit einer innergemeinschaftlichen Lieferung aus:

1. Die Ware muss tatsächlich körperlich von Deutschland in einen anderen EU-Mitgliedstaat gelangen und
2. der Erwerber muss ein Unternehmer sein, der die Ware für sein Unternehmen erwirbt.

Diese Regelung gilt schon seit Einführung des Binnenmarktes. Neu ist jedoch, dass die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung nun zum Beweis, dass die Ware wirklich im EU-Ausland angekommen ist, eine Bestätigung des Käufers oder ein vergleichbares Dokument verlangt, welches der Verkäufer einfordern und aufbewahren muss. Als Regelnachweis gilt dabei die sogenannte Gelangensbestätigung, die folgende Angaben enthalten muss:

• den Namen und die Anschrift des Erwerbers,
• die Menge des Gegenstands der Lieferung und die handelsübliche Bezeichnung (einschließlich der Fahrzeug-Identifikationsnummer bei Fahrzeugen),
• den Ort und den Monat der Ankunft der Ware am Bestimmungsort,
• das Ausstellungsdatum der Bestätigung sowie
• die Unterschrift des Erwerbers oder eines von ihm zur Abnahme Beauftragten. Bei einer elektronischen Übermittlung der Gelangensbestätigung ist eine Unterschrift nicht erforderlich, sofern erkennbar ist, dass die elektronische Übermittlung im Verfügungsbereich des Abnehmers oder des Beauftragten begonnen hat.

Dabei sind auch Sammelbestätigungen (z. B. für alle Lieferungen eines Monats bzw. eines Quartals) durchaus möglich. Außerdem darf die Gelangensbestätigung nach aktueller Kenntnis auch aus mehreren Dokumenten bestehen. So ist es etwa zulässig, auf der Gelangensbestätigung einen Bezug auf andere Dokumente (z. B. Rechnung, Lieferschein) herzustellen. Die praktische Umsetzung könnte bei vielen deutschen Exporteuren demnach wohl wie folgt aussehen:

• Der Exporteur schreibt eine E-Mail an den Erwerber, die die oben genannten Angaben enthält und mit der er ihn auffordert, die gemachten Angaben durch Antwortmail zu bestätigen.
• Der Erwerber antwortet auf diese E-Mail mit dem einfachen Satz „We hereby confirm the below information.” (oder einem ähnlichen Hinweis).
• Der Exporteur überwacht den lückenlosen Rücklauf aller Gelangensbestätigungen.

Meine Empfehlung geht allerdings vorzugsweise dahin, dass Unternehmer sich eine Gelangensbestätigung nach "amtlichem Muster" (siehe unten) per Post mit Originalunterschrift zusenden lassen und zu den Akten nehmen, da hierdurch die steuerliche Rechtssicherheit m. E. klarer gewährleistet ist. (Die elektronische Übermittlung (z. B. per Mail) ist jedoch - wie oben beschrieben - zulässig; in dem Fall kann auf die schriftliche Unterschrift verzichtet werden, wenn erkennbar ist, dass die elektronische Übermittlung im Verfügungsbereich des Abnehmers oder des Beauftragten begonnen hat, zum Beispiel über den verwendeten E-Mail-Account des Abnehmers. Die Beantwortung der Frage, wie dann die Archivierung zu erfolgen hat, ist allerdings von dem noch ausstehenden Ausführungserlass zu erwarten.)

Eine derartige Lösung wird sich jedoch nicht bei allen Exporteuren umsetzen lassen, schon allein deshalb, weil nicht alle Erwerber im EU-Ausland bereit sein werden, den Erhalt der Waren nochmals zu kontrollieren und dies auf Anfrage zu bestätigen. Dies ist auch kaum verwunderlich, stellt die Neuregelung zur Gelangensbestätigung doch einen nationalen Alleingang Deutschlands innerhalb der EU dar.

Neben der Gelangensbestätigung lässt der Gesetzgeber in bestimmten Fällen (siehe unten) vereinfachend auch einige andere Nachweise zu. Dazu rechnen insbesondere folgende Belege:

• Ein vom Erwerber unterschriebener Frachtbrief, der alle Angaben der Gelangensbestätigung enthält. Darin ist jedoch kaum eine Vereinfachung gegenüber der normalen Gelangensbestätigung zu erkennen, da die Kontrolle des Rücklaufs solcher unterschriebenen Frachtbriefe in der Regel schwierig sein wird.
• Ein Verbringungsnachweis des Spediteurs, mit dem dieser rückwirkend das Gelangen der Ware ins EU-Ausland bestätigt. Solche Nachweise für den Verkäufer werden jedoch in der Praxis normalerweise nur von Spediteuren ausgestellt, die auch vom Verkäufer beauftragt wurden.
• Das „Tracking- und Tracing-Protokoll“ von Paketdiensten.
• Der Posteinlieferungsschein (o. Ä.) bei Postsendungen.
• Bei Verwendung eines vom Erwerber beauftragten Spediteurs der bei Übergabe vom Spediteur unterzeichnete Frachtbrief, wenn der Erwerber zugleich von seinem eigenen Bankkonto bezahlt und darüber hinaus keine Zweifel am Vorliegen der Steuerfreiheit bestehen.

Bitte beachten Sie: (Nur) soweit die Ware versendet wird, das heißt Dritte, zum Beispiel Spediteure, in den Transportvorgang eingeschaltet sind, werden 

gleichberechtigt alternative Nachweise anerkannt!

Unternehmen, die derartige Vereinfachungen nutzen möchten, müssen sich allerdings bewusst darüber sein, dass dies wohl zwingend eine Unterscheidung der Nachweispflichten nach unterschiedlichen Debitoren oder Versandtypen (Versendung mit eigenem Spediteur, Versendung mit Spediteur des Kunden, Selbstabholung, Paketdienst etc.) erforderlich machen wird. Vielfach wird dies auch eine automatisierte IT-Unterstützung für den Belegnachweis erfordern, um den Aufwand letztlich in Grenzen zu halten.

Fazit:

Kurz gefasst sehen danach die Nachweiskategorien folgendermaßen aus:

Eigentransport durch Lieferer:                                        Gelangensbestätigung

Selbstabholung durch Abnehmer:                                    Gelangensbestätigung

Transport durch von Lieferer oder Abnehmer

beauftragte Dritte/Transportunternehmen:                Gelangensbestätigung oder

                                                                               alternative Nachweise

                                                                                            (siehe oben)

Betroffenen Unternehmen bleibt bis 01.10.2013 nun noch ein wenig Zeit, um sich auf die Neuregelung einzustellen. Dabei wird jeder Exporteur individuell aus seiner persönlichen Unternehmenssicht entscheiden müssen, welche Strategie für ihn am besten geeignet ist. Folgende grundsätzliche Strategien sind zu überdenken:

1. Der Belegnachweis für innergemeinschaftliche Lieferungen wird grundsätzlich auf die Gelangensbestätigung (z. B. per E-Mail) umgestellt.
2. Der Exporteur wählt die für ihn geeignetste Vereinfachungsregelung und stellt alle innergemeinschaftlichen Lieferungen grundsätzlich auf diesen neuen Belegnachweis um (z. B. Versendung durch den eigenen Spediteur und Einfordern der Spediteursbescheinigung) .
3. Unterscheidung nach verschiedenen Versandtypen und Nachhalten verschiedener Belegnachweise.

Ich unterstütze Sie gerne bei der Umsetzung der Neuregelung in Ihrem Unternehmen.

(Stand 24.07.2013)

Die Regelungen treten mit einer Übergangsfrist zum 1. Oktober 2013 in Kraft. Für bis zum 31. Dezember 2013 ausgeführte innergemeinschaftliche Lieferungen wird es nicht beanstandet, wenn der beleg- und buchmäßige Nachweis der Voraussetzungen der Steuerbefreiung noch auf der Grundlage der bis zum 31. Dezember 2011 geltenden Rechtslage geführt wird. Seit dem 16. September 2013 liegt auch der aktualisierte Umsatzsteuer-Anwendungserlass vor. Nicht für alle Unternehmen wird durch die erneute Änderung der UStDV annähernd der "alte" Zustand wieder hergestellt. So wird es unter anderem bei der Verschärfung bei den sogenannten Abholfällen sowie der Nachweisführung per CMR-Frachtbrief bleiben. Entsprechende Anregungen der Wirtschaft wurden nicht berücksichtigt.

(Stand 23.09.2013)

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>> Internetseiten der IHK Köln ...

Das aktuelle BMF-Schreiben usw. steht dort in der Dokumentenübersicht rechts. (Links zu externen Internetseiten; Quelle IHK Köln)

Alternativ können Sie das finale BMF-Schreiben hierzu auch über den nachfolgenden Direktlink aufrufen (Link zu einer externen Internetseite; Quelle Bundesfinanzministerium):

>> BMF-Schreiben vom 16.09.2013 zur Gelangensbestätigung ...

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