GoBD - Schnellcheck & die sieben wichtigsten GoBD-Regeln

(Stand 24.10.2024)

Die „Grundsätze ordnungsmäßiger Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen sowie zum Datenzugriff durch die Finanzbehörden“ (GoBD) gelten seit Anfang 2015. Wer die Regeln nicht beachtet, dem drohen Sanktionen.

Mit Hilfe des GoBD-Schnellchecks können Sie in zehn Minuten klären, an welchen Stellen im Unternehmen für Sie noch Handlungsbedarf bei der Umsetzung der GoBD besteht. Jeder der zwölf Prüfungspunkte wird im Anschluss an die Checkliste erläutert.

(Stand 27.05.2017)

Mit Schreiben vom 14.11.2014 (BStBl 2014 I S. 1450) und Folge - Schreiben hat das BMF die neuen Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD – erlassen/ aktualisiert. Diese gewinnen besondere Relevanz, weil der BFH die Rechte der Betriebsprüfung zuletzt mehrfach gestärkt hat. So lässt er den Zugriff der Finanzverwaltung auf Warenwirtschaftssysteme zu und hält Verfahrensdokumentationen im Zusammenhang mit der Kassenführung für erforderlich. Nachfolgend werden die sieben wichtigsten Regeln zur Umsetzung der GoBD in die Praxis vorgestellt:

1. Regel Nr. 1: Es ist zu prüfen, welche Systeme als Vor- und Nebensysteme gelten: Vor- und Nebensysteme sind Teil des Datenverarbeitungssystems (DV-System) und daher der Betriebsprüfung zugänglich zu machen. Dazu gehören z. B. Kassensysteme, Warenwirtschaftssysteme, aber mitunter auch Zeiterfassungssysteme. Selbst MS-Office-Produkte können zu den Vorsystemen gehören, z. B. wenn Rechnungen in MS-Word erstellt, Reisekosten der Arbeitnehmer mittels eines MS-Excel-Tools abgerechnet oder etwa Rückstellungen mit Hilfe von MS-Excel ermittelt werden.
2. Regel Nr. 2: Vor- und Nebensysteme müssen revisionssicher sein: Das zum Einsatz kommende DV-System muss die Gewähr dafür bieten, dass alle Programme und Datenbestände revisionssicher sind, d. h. die Daten dürfen nicht verändert werden oder aber die Änderungen müssen nachvollziehbar sein. Dazu wird die Anschaffung eines Dokumenten-Managementsystems zumeist unerlässlich sein.
3. Regel Nr. 3: Kein Durcheinander von Papier- und elektronischem Beleg: Ein elektronisch erstelltes Dokument ist auch digital vorzuhalten. Es reicht nicht, einen elektronischen Beleg (z. B. eine PDF-Rechnung) auszudrucken und lediglich den Papierausdruck abzuheften.
4. Regel Nr. 4: Zeitgerechte Aufzeichnung und Verbuchung haben besonderes Gewicht: Geschäftsvorfälle sind zeitnah aufzuzeichnen. Den GoBD lässt sich hinsichtlich der Aufzeichnungspflichten keine Vereinfachungsregelung für Quartalszahler oder Mandanten mit umsatzsteuerfreien Umsätzen entnehmen. Auch diese Steuerpflichtigen müssen also auf eine zeitnahe Aufzeichnung achten.
5. Regel Nr. 5: Es ist eine Verfahrensdokumentation zu erstellen: Es ist eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Betriebe mit Registrierkassen müssen die Dokumentation zur Kassenführung ab dem 1.1.2018 sogar jederzeit griffbereit haben.
6. Regel Nr. 6: Den "GoBD-Schnellcheck" nutzen: Der Mandant/ die Mandantin sollte sinnvolle Arbeitshilfen, wie z. B. den „GoBD-Schnellcheck“ (siehe bitte oben) nutzen, um die Scheu vor der Umsetzung der GoBD-Anforderungen zu minimieren.
7. Regel Nr. 7: Verstöße werden zu Hinzuschätzungen führen: Eklatante GoBD-Verstöße können die Verwerfung der gesamten Buchführung zur Folge haben. Zumindest werden sie der Betriebsprüfung als Druckmittel dienen, um Hinzuschätzungen im Bereich von 5 bis 10 % (im Einzelfall ggf. auch mehr) der Umsätze durchzusetzen.

Erläuterungen und Merkblätter zu den grundsätzlichen Regelungen der GoBD finden Sie hier.

Erläuterungen und ein Muster für die Verfahrensdokumenatation zur Belegablage nach den GoBD finden Sie hier.

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